Combien de temps conserver les archives de votre entreprise ?

Avec la nouvelle année, vous êtes pris d’une frénésie de rangement/classement vertical. Pas si vite. Le zéro papier n’est pas pour tout de suite

Combien de temps conserver les archives de votre entreprise ?

Avec la nouvelle année, vous êtes pris d’une frénésie de rangement/classement vertical de vos archives. Hum , pas si vite. Il serait peut-être plus judicieux de savoir combien de temps les conserver ?

Selon le type de document

  • Contrats : au minimum 10 ans
  • Documents juridiques et registres légaux : au minimum 10 ans après la fin de votre activité
  • Documents comptables (factures, avoirs, éditions comptables) : au minimum 10 ans après la fin de votre activité
  • Documents accessoires ( bons de livraisons, commandes, courriers commerciaux….) : 5 ans sauf en cas de litige
  • Documents de banque et financiers : au minimum 10 ans
  • Documents fiscaux : au minimum 10 ans (délais intermédiaires de 2, 3 et 5 ans pour la prescription)
  • Documents sociaux : jusqu’à 30 ans après votre arrêt d’activité pour vos salariés, à vie pour les bulletins de paye pour faire valoir vos droits à la retraite
  • Documents relatifs à la propriété : à vie pour les actes notariés et les actes sous seing privé
  • Documents relatif à l’immobilier: à vie
  • Documents relatifs à l’assurance : à vie et selon le support (véhicules, immobilier, santé, retraite ….)

Format électronique ou format papier ?

Les usages changent mais les formats doivent être sécurisés. Dans certains cas seul le papier existait et certains format de stockage ont été progressivement abandonnés.

Changez régulièrement de formats de supports au fur et à mesure de l’évolution technologique.

Stockage interne ou externe ?

Votre banque vous propose un stockage sur son site pour 10 ans. Les organismes sociaux archivent environ 5 ans (délai de prescription pour les charges sociales ). L’Administration fiscale côté particulier ou professionnel laisse en ligne de 5 ans à 10 ans. Les fournisseurs d’accès et de téléphonie archivent vos factures de 12 à 24 mois.

Mon conseil, téléchargez régulièrement les documents. Conservez au minimum un état résumé.

En cas de contrôle vous devez pouvoir produire les justificatifs, le détail des calculs et parfois fournir un accès aux anciens logiciels et systèmes d’informations, y compris aux sorties d’impressions.

Une bonne nouvelle : progressivement les justificatifs dématérialisés seront transmis directement aux administrations dans les déclarations et généreront directement leurs écritures comptables associées.

Enfin le coffre-fort électronique sécurisé est une solution à étudier.

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Hélène Hélène

Hélène Moity

- Fondatrice à Sintreg

Coach, Expert Comptable

Expert Comptable connectée et curieuse, Commissaire aux Comptes et formatrice en ligne et hors ligne, elle accompagne les entrepreneurs de la création à la retraite.… En savoir plus sur Hélène

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