Le Kbis est souvent présenté comme la carte d’identité d’une société. En effet, c’est sur ce document, délivré par le greffe au terme de la procédure d’immatriculation, que sont inscrites la plupart des informations relatives à la société. Or, des événements peuvent mener à une modification Kbis.
Dans un tel cas, il est important d’effectuer des formalités auprès du greffe. En effet, si le Kbis est la carte d’identité de la société, il se doit d’être exact. Outre son utilité pour les tiers, notamment les partenaires commerciaux de la société, qui pourront s’informer sur la société en commandant son extrait Kbis, ce document est utile pour la société. En effet, un extrait Kbis de moins de trois mois sera souvent demandé pour l’accomplissement de certaines formalités.
Ainsi, un extrait Kbis à jour sera nécessaire pour ouvrir un compte bancaire professionnel. Encore, il s’agit d’un document nécessaire pour postuler à certains appels d’offre, acheter du matériel professionnel auprès de certains fournisseurs, ou encore pour souscrire un contrat d’assurance adapté à la société. Au contraire, un extrait Kbis non à jour pourrait se révéler un danger. En effet, une assurance pourrait refuser de couvrir un sinistre si certaines modifications de la société n’ont pas été portées au Kbis, notamment si une modification de son activité entraîne un changement de code APE.
Au final, il apparaît que le Kbis devra être modifié dès lors que l’une des informations relatives à la société, et se trouvant inscrite au sein de ce document, est modifiée. Ainsi, il convient de s’intéresser aux mentions portées au Kbis, avant de se pencher sur la procédure à suivre pour le modifier.
I/ Les mentions inscrites sur l’extrait Kbis.
L’extrait Kbis se présente comme une photographie de la situation de l’entreprise à un instant donné. Or, s’il n’a pas, en principe, de durée de validité, il est souvent demandé un extrait Kbis de moins de trois mois. Ainsi, il faudra dans tous les cas se munir d’un Kbis à jour des dernières modifications connues par la société. Or, ces modifications seront d’autant plus importantes qu’elles pourront toucher à des mentions portées au document Kbis. Ainsi, en cas de modification, l’ancien Kbis ne comportera plus des informations exactes sur la société. Il conviendra donc d’en faire éditer un nouveau et, dans tous les cas, d’accomplir les formalités de modification auprès du greffe.
Ainsi, l’extrait Kbis indique :
- Le nom de la société ;
- L’enseigne de la société ;
- Le sigle de la société ;
- Le greffe d’immatriculation de la société ;
- Ainsi que le code d’identification de la société, lequel est composé de son numéro SIREN et de la mention du RCS d’immatriculation ;
- La forme de la société (SARL, EURL, SAS, SASU, SCI, etc) ;
- Le montant du capital social ;
- L’adresse à laquelle est établie son siège social ;
- La durée pour laquelle la société est créée, laquelle est au maximum de 99 ans ;
- Le code NAF de la société ;
- L’objet social de la société, c’est-à-dire son activité, la raison pour laquelle elle a été créée ;
- L’adresse de l’établissement principal de l’entreprise, laquelle peut se confondre ou différer avec l’adresse du siège social ;
- Et, l’identité du dirigeant, ainsi que toutes les informations permettant de l’identifier, notamment son adresse.
II/ La procédure de modification Kbis.
La vie d’une entreprise est pleine de rebondissements. Ainsi, il est courant que les informations exactes lors de sa création deviennent erronées par la suite. Dans un tel cas, il faudra informer l’administration des changements.
Par exemple, il faudra effectuer des formalités pour modifier le Kbis en cas de :
- Changement de siège social ;
- Changement de dirigeant ;
- Modification de l’objet social de la société ;
- Changement du nom de la société ;
- Augmentation ou réduction du capital ;
- Ou encore, en cas de changement de forme de la société (passage d’une SARL en SAS, par exemple).
Dans de tels cas, la modification Kbis ne sera obtenue qu’au terme d’une procédure stricte.
Pour commencer, il faudra prendre la décision selon les formes prescrites par la loi ou les statuts de la société. Typiquement, cela implique de réunir une assemblée générale, ou de prendre une décision unilatérale dans le cadre d’une EURL ou d’une SASU.
Ensuite, il faudra dresser un procès verbal de cette décision.
Il conviendra, alors, de faire publier une avis de modification de la société dans un journal d’annonces légales. Cet avis permettra d’informer les tiers sur les changements intervenant pour la société.
Pour finir, il faudra déposer un dossier de modification de société au greffe. Ce dépôt se fera par le biais d’un formulaire M2. Il conviendra de joindre à ce dossier toute une série de pièces justificatives. Notamment, il conviendra de joindre une copie du procès verbal, une attestation de parution dans un journal d’annonces légales, ainsi que les documents adaptés en fonction de la modification intervenue.
Enfin, une fois le dossier déposé au greffe, la procédure de modification Kbis aboutira sur une mise à jour du document. Ainsi, l’extrait Kbis comportera à nouveau des indications exactes sur la situation de l’entreprise.
