Vous faites vos facturations vous-mêmes et ne savez pas si vous devez assujettir votre refacturation de frais à la TVA ?
Le Code général des impôts, article 267 II-2°, précise :
« Ne sont pas à comprendre dans la base d’imposition : (…)
2° Les sommes remboursées aux intermédiaires, autres que les agences de voyage et organisateurs de circuits touristiques, qui effectuent des dépenses au nom et pour le compte de leurs commettants dans la mesure où ces intermédiaires rendent compte à leurs commettants, portent ces dépenses dans leur comptabilité dans des comptes de passage, et justifient auprès de l’administration des impôts de la nature ou du montant exact de ces débours.«
Décodage !
TVA, ma TVA, puis-je refacturer mes frais sans toi ?
L’article 267 doit être pris avec des pincettes ! Il pourrait laisser entendre que la facturation de tous frais supportés pour le compte d’un client pourrait être exonérée de TVA. En réalité, cette disposition n’exonère que la facturation des débours.
Sauf qu’un débours, ce n’est pas nécessairement n’importe quel frais supporté pour le compte de votre client.
Qu’est-ce que çà signifie ? Lorsque vous avancez des frais pour le compte de vos clients (frais de déplacement, achat de matériel, achat de meubles par un décorateur d’intérieur, paiement de la prestation de services d’un sous-traitant, frais de salaires d’un salarié mis à disposition, etc.), la refacturation devra, en principe, être soumise à TVA.
Ces règles s’appliquent quel que soit le régime de TVA des frais sous-jacents. Par exemple, si l’une de vos connaissances « emprunte » votre secrétariat pendant une journée, les frais qui y sont liés (salaire, cotisations sociales, etc.) devront être refacturés en TVA, alors même que les salaires ne sont pas soumis à TVA.
Par contre, si vous n’êtes pas soumis à la TVA, soit que votre activité soit exclue ou exonérée, soit que vous ne soyez pas assujetti, vous n’avez pas à refacturer vos frais en TVA (petit rappel des règles d’assujettissement ici et là).
Un autoentrepreneur par exemple, sous réserve qu’il respecte les seuils de franchise de TVA, ne sera pas contraint de refacturer, en TVA, les frais supportés.
Un débours, c’est quoi ?
Vous trouverez sur internet de nombreuses (im)précisions sur ce qu’est ou non un débours.
Peu de dépenses peuvent en réalité être qualifiées de débours, dans le sens légal (et donc juridique et comptable) du terme.
Il doit s’agir d’une somme facturée par un autre prestataire, au nom de votre client, et que vous acquittez pour son compte.
Il doit s’agir :
- soit de sommes acquittées au titre d’un contrat de mandat exprès signé entre vous et votre client,
- soit de sommes facturées par le prestataire au nom de votre client.
Ces frais doivent être strictement distincts des frais inhérents à la réalisation de votre mission. Vos frais de fonctionnement, ainsi rattachés à la prestation de services ou à la livraison de biens que vous réalisez, ne peuvent pas être considérés comme des débours.
Sont par exemple des débours :
- les frais de justice qui pourraient être avancés par votre avocat (frais d’huissier, frais de constitution, droits de plaidoirie, etc.),
- les taxes récoltées par les intermédiaires (taxe de séjour),
- les frais de carte grise acquittés par votre concessionnaire automobile lors de l’achat d’un véhicule,
- les charges locatives avancées par le propriétaire ensuite exactement refacturées au locataire, ….
Dans le doute ? Je refacture avec TVA !
Sera soumise à TVA la refacturation de charges d’exploitation type :
- frais de poste,
- péage,
- matériel acheté pour le compte de votre client,
- salariés mis à disposition,
- sous-traitant dans le cadre d’une mission globale (par exemple, le sous-traitant web-graphiste qui dessine le logo du site du client sur commande d’une agence de création d’identité de marque, ou le notaire qui refacture des honoraires d’avocat à son client pour des recherches complémentaires sur un point technique), etc..
A l’inverse, seront normalement exonérées de TVA les dépenses type :
- la refacturation à votre locataire de charges locatives,
- la refacturation par votre agence immobilière de frais d’huissier d’état des lieux de sortie,
- la refacturation par votre avocat de droits de plaidoirie ou de frais de constitution devant la Cour.
Ce n’est toujours pas très clair ?
La doctrine administrative est assez floue sur ces questions, et le doute est permis.
Il faut toutefois savoir que l’administration fiscale ne vous pardonnera pas un oubli de facturation en TVA (avec toutes les pénalités y afférentes)… Elle sera plus « tendre » dans le cas inverse, à savoir la refacturation en TVA de dépenses pourtant constitutives de débours.
Dans le doute, mieux vaut donc refacturer en TVA un débours, qu’oublier la TVA !
A mesurer toutefois lorsque votre client final est un particulier qui pourrait ne pas apprécié voir votre facture être indument gonflée de 20%…
Mon fournisseur a apposé de la TVA sur sa refacturation de débours, quels sont mes risques ?
Vous avez indument acquitté de la TVA sur une refacturation de débours. L’administration fiscale peut vous le reprocher et venir vous rehausser à hauteur de la TVA indument déduite. Toutefois, pour se faire, elle devra démontrer que les sommes constituent bien des débours et qu’elles ont été comptabilisées correctement chez votre fournisseur.
Autrement dit qu’elles répondent aux questions suivantes :
– la dépense a-t-elle été engagée au nom et pour mon compte ?
– la dépense a-t-elle donné lieu à une reddition de compte précise ?
– la dépense est-elle justifiée dans sa nature ou son montant exact auprès de l’administration ?
– la dépense a-t-elle été portée dans un compte de passage chez mon fournisseur de services ou de biens ?
Il ne sera ainsi pas aisé pour l’administration fiscale de venir vous chercher sur ce point, puisqu’elle devra obtenir de votre fournisseur notamment la copie de sa comptabilité. Et même si elle le fait, il est fort à parier qu’elle ne vous poursuive pas réellement. En effet, si la comptabilité de votre fournisseur n’a pas porté ces sommes dans un compte de passage, elle devra d’abord rectifier ses enregistrements comptables avant de vous rehausser. Sachant que, bien souvent, les montants en cause sont trop faibles eu égard aux coûts de mise en œuvre d’une procédure de redressement.
Et si elle le fait ? A vous d’exiger de votre fournisseur qu’il vous rembourse la TVA indument facturée (et les pénalités y afférentes)…
