Combien de temps les conserver ? Et bien cela dépend tu type de document. En tant qu’entrepreneur où employé dans le service juridique, il est important de connaitre la durée de conservation des documents en entreprise pour assurer le bon déroulement de son activité.
Selon le type de document
Voici la liste indiquant la durée de conservation selon le type du document :
- Contrats : au minimum 10 ans
- Documents juridiques et registres légaux : au minimum 10 ans après la fin de votre activité
- Documents comptables (factures, avoirs, éditions comptables) : au minimum 10 ans après la fin de votre activité
- Documents accessoires ( bons de livraisons, commandes, courriers commerciaux….) : 5 ans sauf en cas de litige
- Documents de banque et financiers : au minimum 10 ans
- Documents fiscaux : au minimum 10 ans (délais intermédiaires de 2, 3 et 5 ans pour la prescription)
- Documents sociaux : jusqu’à 30 ans après votre arrêt d’activité pour vos salariés, à vie pour les bulletins de paye pour faire valoir vos droits à la retraite
- Documents relatifs à la propriété : à vie pour les actes notariés et les actes sous seing privé
- Documents relatif à l’immobilier : à vie
- Documents relatifs à l’assurance : à vie et selon le support (véhicules, immobilier, santé, retraite ….)
Comment conserver les documents ?
Les usages changent mais les formats doivent être sécurisés. Dans certains cas seul le papier existait, de plus certains formats de stockage ont été progressivement abandonnés. Changez régulièrement de formats de supports au fur et à mesure de l’évolution technologique. Il est
Votre banque vous propose un stockage sur son site pour 10 ans. Les organismes sociaux archivent environ 5 ans (délai de prescription pour les charges sociales ). L’Administration fiscale côté particulier ou professionnel laisse en ligne de 5 ans à 10 ans. Les fournisseurs d’accès et de téléphonie archivent vos factures de 12 à 24 mois.
Mon conseil, téléchargez régulièrement les documents. Conservez au minimum un état résumé. En cas de contrôle vous devez pouvoir produire les justificatifs, le détail des calculs et parfois fournir un accès aux anciens logiciels et systèmes d’informations, y compris aux sorties d’impressions.
Une bonne nouvelle : progressivement les justificatifs dématérialisés seront transmis directement aux administrations dans les déclarations et généreront directement leurs écritures comptables associées.
Enfin le coffre-fort électronique sécurisé est une solution à étudier.
